In allen Bistümern mit Pastoralreferent:innen gibt es eine Diözesangruppe, in der Pastoralreferent:innen zusammengeschlossen sind. Diese Diözesangruppen bezeichnen sich unterschiedlich: Berufsgemeinschaft, Berufsgruppe, Berufsverband oder anders.
Merkmale dieser Diözesangruppen sind:
Die Pastoralreferent:innen treffen sich jährlich zu einer Mitglieder- oder Vollversammlung.

Sie wählen eine Berufsgruppenvertretung. 
Diese tragen unterschiedliche Namen wir Sprecherrat, Sprecherkreis, Berufsgruppenvertretung oder Vorstand.
In Augsburg und München wird die Berufsgruppenvertretung per Briefwahl gewählt.

Sie wählen einen Berufsgruppensprecher und Berufsgruppensprecherin.
In manchen Bistümern werden diese durch die Berufsgruppenvertretung gewählt.

In vielen Bistümern treffen sich die Pastoralreferent:innen auch in Regionalgruppen, die mancherorts eine:n Regionalgruppensprecher:in die Berufsgruppenvertretung entsenden.

In einigen wenigen Diözesangruppen nehmen Kolleg:innen anderer Profession an der Vollversammlung teil, beispielsweise in Münster (dort werden Gemeindereferent:innen ebenfalls als Pastoralreferent:innen bezeichnet), in Fulda und Osnabrück.

Die Berufsgruppenvertretung vertritt die Interessen der Kolleg:innen gegenüber dem Dienstgeber, sofern hier nicht die Rechte und Pflichten der Mitarbeitervertretung berührt sind.
In Münster ist die Berufsgruppenvertretung analog zum Priesterrat gebildet. Der Rat der Pastoralreferent:innen wird durch die von der Vollversammlung gewählten Vertreter*innen und durch die Regionalgruppen entsandten Sprecher:innen gebildet, ebenfalls im Rat der Pastoralreferent:innen hat der Diözesanbischof Sitz und Stimme.

In manchen Diözesangruppen wird ein freiwilliger Beitrag erhoben, um die Tätigkeit der Berufsgruppenvertretung in ihrer Autonomie zu unterstützen, so in Bamberg, Berlin, Eichstätt, Freiburg, Hildesheim, Köln, Mainz, Münster, Passau, Regensburg, Rottenburg-Stuttgart, Speyer und Trier.

In den Diözesangruppen, die sich als Berufsverband bezeichnen, gibt es einige Besonderheiten:
•    Es können auch Nichttheologen Mitglied werden. So in Bamberg, Freiburg und Münster (s.o.)
•    Einige sind in das Vereinsregister eingetragen: Bamberg (?), Freiburg, Regensburg und Passau.